Dokumente schnell per Smartphone einscannen, das geht mit einer standardmäßigen Android-App kinderleicht.
Seit geraumer Zeit setze ich auf Google Drive, um meine Dokumente zu digitalisieren und sicher zu verwahren. Früher war ein Scanner das Mittel der Wahl, doch heutzutage nutze ich mein Android-Smartphone, um Dokumente blitzschnell zu digitalisieren. Diese Methode ziehe ich umso mehr vor, seit das zugehörige Feature zum Jahreswechsel ein umfangreiches Update erfahren hat, das den Scan-Prozess deutlich erleichtert.
Obwohl wir heutzutage kaum noch Post erhalten, sammeln sich über das Jahr verteilt dennoch einige wichtige Dokumente an. Um später nicht in Papierstapeln nach ihnen suchen zu müssen, erfasse ich sie direkt mit meinem Android-Smartphone und lade sie in die Cloud hoch. Auf diese Weise sind die Dokumente sofort sicher und digital verfügbar.
Google bietet mit Drive eine attraktive Lösung samt Cloud-Speicher für einen geringen Preis. Gegen Ende 2023 erhielt das Scan-Tool von Google Drive ein wichtiges Update, das Dokumente nun nicht nur automatisch erkennt, sondern auch den Zuschnitt selbstständig vornimmt. Das beschleunigt den gesamten Scanvorgang erheblich und erledigt Scans in Sekundenschnelle.
Zu den Neuerungen gehören:
- Automatische Erfassung für schnelle und optimale Scans.
- Ein Kamerasucher, der die Positionierung des Dokuments für hochwertige Scans erleichtert.
- Eine Importoption für Bilder aus der Kamerarolle.
- Eine neue Schnelltaste, um Scans rasch zu starten.
- Dokumente von Verschmutzungen säubern.
Nachträglich wurde von Google außerdem ein Tool eingeführt, damit Dokumente von Verschmutzungen gereinigt werden können. Dieser Menüpunkt findet sich im Hauptmenü, wenn ihr einen Scan durchgeführt habt.
Die Organisation meiner Dateien folgt keinem strengen System; ich benenne die digitalisierten Dokumente lediglich sinnvoll, um sie später leicht per Suchfunktion auffinden zu können. Für monatlich 1,99 Euro erhalte ich 100 GB Speicherplatz bei Google Drive, was auch nach Jahren noch ausreichend ist – inklusive Gmail und Google Fotos.
Wie bereits erwähnt, nutze ich dieses System schon seit Jahren. Doch dank des letzten Updates für Google Drive funktioniert es nun noch besser und schneller. Obwohl ich keinen Grund sehe, meine Methode zu ändern, bin ich gespannt auf eure Ansätze, die ihr gerne in den Kommentaren teilen könnt.
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Drive? Also Cloud? Dann kann man seine persönlichen Dokumente auch direkt zu Google mailen…
Blitzschnell und kinderleicht ?
Ein Photo von einem Stück Papier ist aber nicht das entscheidende Kriterium für schnell und leicht.
Die Frage nach schnell und leicht beginnt bei der Verarbeitung.
Hunderte von Ordnern und hunderte von Kategorien (wörtlich). Sonst findet man seine Dokumente nicht wieder. Dazu eine Nomenklatur bei den Dateinamen. Als Bonus vielleicht noch Kommentare und Kategorien in den Dateien für eine bessere Indexierung.
Der entscheidende Hinweis für leicht und schnell fehlt daher. Das würde mich nämlich auch interessieren.
Darum digitalisiere ich bisher vor allem Dokumente, die ich ohnehin runterlade oder per Mail bekomme.
Da steht, wie ich die Dokumente scanne und somit digitalisiere, nicht wie ich meine digitale Ordnung halte. Das mache ich wiederum allein über die Dateinamen, ich nutze keine Ordnerstrukturen.