So digitalisiere ich meine Dokumente schnell und kinderleicht per Smartphone

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Foto: Hrushikesh Chavan, Unsplash

Google Drive ist seit Jahren mein Tool, um Dokumente zu digitalisieren und sichern.

In früheren Zeiten hat man Dokumente noch mit einem Scanner digitalisiert, aber ich erledige das heute alles mit meinem Android-Smartphone im Handumdrehen. Jetzt sogar noch viel lieber, weil meine verwendete Lösung vor wenigen Wochen ein großes Update bekommen hatte, wodurch der Scan der Dokumente noch leichter von der Hand geht.

Sonderlich viel bekommen wir nicht mehr per Post, aber übers Jahr kommen dann doch noch einige Dokumente zusammen. Damit ich diese nicht später mal in Papierform suchen muss, werden eingehende Dokumente von mir per Smartphone schnell digitalisiert und in die Cloud geschoben. Somit sind die Dokumente sehr schnell gesichert und digitalisiert.

Google mit attraktiver Lösung und Cloud-Speicher für wenig Geld

Ich verwende schon seit Jahren dafür Google Drive. Einige Wochen vor diesem Beitrag hat das Scan-Feature ein großes Update bekommen. Es erkennt Dokumente jetzt nicht nur automatisch, sondern gestaltet auch den Zuschnitt automatisch. Das macht den Arbeitsvorgang sehr viel schneller und erledigt jeden Scan binnen weniger Sekunden.

Google-Drive-Kamera-Icon-Scan

Neu sind hinzugekommen:

  • Automatische Erfassung, damit Sie schnell den besten Scan erhalten.
  • Kamerasucher, der Ihnen hilft, Ihr Dokument für den Scan in höchster Qualität zu positionieren.
  • Die Option zum Importieren von Ihrer Kamerarolle.
  • Eine schnellere Möglichkeit, einen Scan mit einer neuen Scannertaste zu initialisieren.
Dokumenten-Scanner-Google-Drive

Gespeichert wird bei mir nach Chaos-Prinzip. Ich habe keine Ordner-Struktur mehr, sondern gebe den digitalisieren Dokumenten sinnvolle Bezeichnungen, um sie später jederzeit wiederfinden zu können. Für 1,99 Euro monatlich habe ich derzeit noch 100 GB bei Google Drive, das reicht mir sogar nach Jahren immer noch aus (mit Gmail, Google Fotos etc.).

Wie erwähnt, dieses Prinzip nutze ich jetzt schon seit Jahren. Aber seit dem neusten Update für Google Drive, ist es noch besser anwendbar und geht sogar schneller von der Hand. Auch wenn es für mich keinen Grund gibt, diese Vorgehensweise zu ändern, könnt ihr mir gerne eure Lösungen in die Kommentare schreiben.

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11 Kommentare zu „So digitalisiere ich meine Dokumente schnell und kinderleicht per Smartphone“

  1. Ich konnte auf meine Geräten Drive nicht deinstallieren.

    Das A&O ist, die laufenden Kosten niedrig zu halten und sich so wenig wie möglich vom Wohlwollen anderer abhängig zu machen.

    Wer seine Fotos anderen überlässt, in dem Fall Google, der läuft Gefahr, sie zu verlieren. Es gab ja schon solche Plattformen, die geschlossen wurden. Da hatte man die Nutzer kurzfristig informiert, bis wann Sie ihre Bilder runter holen können. Aber wer da anderweitig eingebunden war oder gerade nicht gesund, der hatte schlechte Karten.
    Außerdem sind diese Cloud Anbieter keine sozialen Dienste. Die wollen logischerweise daran verdienen. Und Abo-/Miet-Modelle haben es nun mal so an sich, dass die Kosten immer nur eine Richtung kennen: steigend.
    Man stelle sich vor, CD-Player hätte es nur im Abo gegeben. Die wären nie wirklich billig geworden.
    Ich bin also kein Freund von Clouds als Speicher für sein Medienarchiv. Höchstens als zusätzliches Backup.

    1. Jonathan Schneider

      Das geht mit Office Lens von Microsoft schon seit Jahren.
      Wer ein Office 365 Abo hat (was meiner Meinung nach sowieso Sinn macht), hat damit auch 1TB Speicher auf OneDrive…

  2. Eigenes NAS, darauf Paperless NGX installiert.
    Gescannt wird mit einem Scanner.
    Alle Dokumente getrennt mit Trennblättern. So Brauch ich nicht wegen jedem Dokument einem eigenen Scan starten. Paperless erkennt das Trennblatt und trennt die Dokumente in eigene PDF Dateien.
    Außerdem macht Paperless die PDF-Dateien durchsuchbar. Metadaten wie Korrespondent, Dokumenttyp, Tags usw. werden entweder automatisch zugewiesen (das System lernt) oder anhand von verschiedenen fixen Möglichkeiten z. B. reguläre Ausdrücke.

    Ich hoffe für alle, die ihre Dokumentenverwaltung in einer Fremdcloud betreiben, dass diese nie irgendwann zumacht oder das Benutzerkonto gesperrt wird.

    1. Ist sicher die beste Lösung, setzt jedoch voraus, dass auf der NAS Docker installiert werden kann, was jedoch nur im oberen Preissegment zutrifft und für einen Gebrauch im privaten Bereich nicht rentabel ist

      1. Ich benutze Genius Scan als Android App. OCR ist integriert und die Dokumente werden automatisch auf eine eigene Synology NAS gespeichert. Die NAS wird verschlüsselt auf eine 1&1 Cloud gesichert, weil ich da kostenlos 1TB Speicherplatz habe. Funktioniert für mich seit Jahren reibungslos.

    2. Hier spricht jemand, der nicht aus Faulheit die Privatsphäre outsourced. Genau so wird es gemacht! Es lohnt sich allemal in ein privates NAS zu investieren, verglichen mit den laufenden Kosten für Big Business-Firmen, die alle Nase lang die Konditionen ändern.

  3. Google Drive Scanner App hat keine automatische PDF! OCR.was tun? (OCR nach In Google doc hilft nicht zum PDF finden und bearbeiten). Microsoft Lens z.b schon

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